La création d'une entreprise de services monétaires (ESM) au Canada s'accompagne de diverses exigences et attentes. L'une de ces exigences, dont vous avez peut-être déjà entendu parler, est la présence physique au Canada.
Le CANAFE accorde des licences aux ESM qui ont une présence physique au Canada. Mais qu'est-ce que cela signifie réellement ?
Qu'est-ce que la présence physique d'une ESM au Canada ?
La présence physique au Canada signifie avoir une présence réelle et fonctionnelle de l'entreprise dans le pays. Cela ne signifie pas nécessairement avoir une équipe d'employés à temps plein.
Cependant, certaines exigences, telles que disposer d'un bureau privé, doivent être remplies pour établir une présence physique. Vous pouvez le faire en achetant un bureau ou en louant un espace commercial. Une alternative pour économiser de l'argent tout en restant conforme aux exigences canadiennes en matière de MSB consiste à tirer parti de notre service AML fractionné, qui comprend un espace de bureau privé dans le cadre du service !
La présence physique d'une MSB canadienne est-elle obligatoire ?
La présence physique d'une MSB canadienne est obligatoire pour obtenir une licence MSB FINTRAC. Il ne s'agit pas d'une tâche facultative que vous pouvez ignorer afin de rester léger et de réduire vos coûts.
Qu'attend FINTRAC de la présence physique d'une MSB canadienne ?
Les gens pensent qu'il suffit d'avoir une boîte postale au Canada pour établir une présence physique. C'est une idée fausse. FINTRAC attend plus de vous :
1. Emplacement physique de l'entreprise de services monétaires au Canada
Une adresse physique privée est une condition essentielle pour les encaisseurs de chèques, les fournisseurs de services de paiement et les fournisseurs d'actifs cryptographiques qui souhaitent obtenir une licence d'entreprise de services monétaires auprès de FINTRAC. Les bureaux virtuels et les boîtes postales ne sont pas considérés comme des emplacements d'entreprises de services monétaires.
Vous devez disposer d'un espace approprié, tel qu'un bureau loué ou en propriété. Ce lieu servira de point de contact pour FINTRAC lors des enquêtes ou des examens menés à l'encontre de votre MSB.
2. Personnel sur place
Un bureau physique vide ne suffit pas pour satisfaire les attentes de FINTRAC. L'organisme de réglementation exige que vous affectiez des employés à votre adresse privée. Un employé ou un sous-traitant doit être présent sur place pendant les heures de bureau pour que la présence physique soit correctement établie.
Qu'attendent les partenaires bancaires de la présence physique des EMS canadiens ?
Les partenaires bancaires tels que les cinq grandes banques canadiennes, les banques de deuxième rang, les EMI et autres ont également certaines attentes. Il s'agit notamment des éléments suivants :
1. Emplacement physique des EMS canadiens
Tout comme le CANAFE, les banques canadiennes préfèrent également que les EMS aient une adresse physique dans le pays. Les encaisseurs de chèques ou les PSP qui ne disposent pas d'un bureau approprié risquent de se voir refuser l'accès aux banques.
2. Preuve d'activité à partir de l'emplacement de l'entreprise de services monétaires
Les partenaires bancaires vont plus loin en exigeant une preuve d'activité. Cette preuve peut être :
- Une facture d'électricité pour votre bureau physique
- Une copie du bail ou du contrat de location en cours
- Un relevé bancaire émis à votre adresse
- Une lettre de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou du gouvernement adressée à votre entreprise à son siège social dans le pays
Une facture d'électricité nulle peut compromettre votre intégration, car elle peut prouver que vous n'exercez pas vos activités à l'adresse physique mentionnée. En revanche, une preuve solide de vos activités facilitera votre intégration bancaire.
3. Équipe locale chargée de la conformité
Le CANAFE et les prestataires bancaires préfèrent que les agents de conformité de votre MSB soient basés au Canada. Ils souhaitent que votre MSB fonctionne sur la base de politiques AML solides, administrées et supervisées par une équipe locale chargée de la conformité à l'adresse réelle de votre bureau.
De nombreuses MSB peuvent trouver cela difficile à respecter, mais notre solution AML fractionnée vous permet de cocher toutes ces cases facilement.
Pourquoi la FINTRAC et les banques préfèrent-elles que les MSB soient situées au Canada ?
La présence physique des MSB canadiennes est exigée par la FINTRAC et préférée par les partenaires bancaires pour les raisons suivantes
- Facilité d'accès aux agents de conformité et à l'équipe
- Meilleures normes de sécurité et responsabilité si l'entreprise se livre à des comportements non conformes
- Confiance accrue des clients
Si vous ne répondez pas aux attentes en matière d'emplacement physique des MSB, vous risquez l'annulation de votre enregistrement MSB, le refus de comptes bancaires et des risques pour votre réputation.
Service AML fractionné : établissez une présence physique sans bureau de détail
Notre cabinet soutient les MSB nationales et internationales grâce à un service AML fractionné robuste comprenant :
1. Mise en place et vérification du bureau
- Adresses physiques privées
- Documents de preuve d'adresse pour les banques et les régulateurs
- Contact dédié disponible pendant les heures de bureau
2. Assistance au programme de conformité
- Conception et mise en œuvre de programmes AML
- Rapports, formations et audits continus
- Nomination de responsables de la conformité canadiens expérimentés
3. Documentation prête pour la banque
- Examen des dossiers avant l'intégration
- Création de biographies et d'organigrammes des responsables de la conformité
- Conseils pour les entretiens bancaires
Que vous enregistriez une nouvelle MSB ou que vous mettiez à niveau une opération existante, nous veillons à ce que votre entreprise réponde aux attentes de FINTRAC et de vos partenaires bancaires.
Agissez dès maintenant pour vous préparer à la future conformité avec la présence physique des ESM
Si vous souhaitez exploiter une ESM crédible au Canada et surtout si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire canadien, une présence physique locale est indispensable.
Contactez-nous dès aujourd'hui si vous avez besoin d'aide pour mettre en place vos activités au Canada, prouver votre présence ou nommer une équipe de conformité qualifiée qui répond aux normes de FINTRAC et des banques.
