Au Canada, les entreprises d'encaissement de chèques sont classées comme des entreprises de services monétaires (ESM). Ces entreprises doivent s'enregistrer avec prudence et respecter toutes les exigences de conformité du CANAFE.
L'ouverture d'un compte bancaire pour votre entreprise d'encaissement de chèques nécessite également le respect de différentes règles. Voyons cela plus en détail.
Pourquoi l'ouverture d'un compte bancaire pour une entreprise d'encaissement de chèques est-elle soumise à une réglementation stricte ?
Une entreprise d'encaissement de chèques doit se conformer aux exigences de FINTRAC lors de l'ouverture d'un compte bancaire pour les raisons suivantes :
- Pression réglementaire
Toutes les banques canadiennes sont soumises à une surveillance constante en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT). Elles doivent mettre en œuvre des mesures supplémentaires lorsqu'elles acceptent des demandes d'ouverture de compte bancaire pour les ESP d'encaissement de chèques.
Si votre entreprise d'encaissement de chèques n'est pas conforme à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, votre banque peut être confrontée à des difficultés telles que :
- Amendes
- Atteinte à la crédibilité
- Révocation de la licence bancaire
C'est pourquoi les banques canadiennes procèdent à des vérifications approfondies avant d'autoriser votre entreprise de services monétaires à ouvrir un compte.
- Risque élevé perçu
Les entreprises de services monétaires d'encaissement de chèques sont des entreprises à forte intensité de trésorerie dont les clients peuvent ne pas avoir d'empreinte financière adéquate. Ces facteurs font que ces entreprises sont classées parmi les entreprises à haut risque.
Pour les banques canadiennes, votre entreprise est automatiquement exposée aux risques suivants :
- Blanchiment d'argent
- Fraude
- Autres crimes financiers
Pour ouvrir un compte bancaire, vous devez prouver que votre entreprise d'encaissement de chèques ne présente aucun risque pour la banque concernée. Une façon de prouver votre crédibilité est de vous assurer que vous disposez d'une licence FINTRAC MSB.
- Tendances en matière de réduction des risques
De nombreuses banques au Canada évitent d'accepter comme clients des entreprises de services monétaires telles que les entreprises d'encaissement de chèques. Cette mesure s'inscrit dans le cadre des stratégies de réduction des risques mises en place par ces banques.
Même si vous vous conformez scrupuleusement aux exigences de FINTRAC, vous courrez toujours le risque d'être rejeté par les banques. En gardant cela à l'esprit, vous serez prêt à faire face à différentes situations lorsque vous ouvrirez un compte bancaire pour votre entreprise d'encaissement de chèques.
Conditions requises pour ouvrir un compte bancaire professionnel au Canada
Examinons les principales conditions requises pour ouvrir un compte bancaire professionnel au Canada :
1. Statut de licence FINTRAC MSB
Toutes les entreprises d'encaissement de chèques au Canada doivent désormais obtenir une licence FINTRAC MSB pour exercer légalement leurs activités. Si vous ne disposez pas d'un statut approuvé, les banques rejetteront votre demande d'ouverture de compte bancaire.
Vous devez également vous assurer que votre inscription est non seulement approuvée, mais aussi complète, exacte et actuellement valide. Une licence FINTRAC MSB expirée ne vous sera d'aucune utilité pour ouvrir un compte bancaire.
2. Programme complet de conformité FINTRAC
Les banques attendent de vous que vous disposiez d'un programme détaillé et écrit de conformité FINTRAC AML, comprenant :
- Politiques et procédures internes
- Responsable de la conformité désigné
- Documentation relative à l'évaluation des risques
- Dossiers de formation du personnel
- Rapports indépendants d'examen de la conformité sur deux ans
Plus votre programme de conformité AML est complet, plus il sera facile d'ouvrir un compte bancaire canadien.
3. Mode de fonctionnement transparent
Les banques veulent comprendre :
- Vos méthodes de fonctionnement
- Les volumes de transactions prévus
- Les sources de capital de démarrage
Un plan d'affaires bien préparé peut vous être très utile, en particulier lorsque les banques effectuent des vérifications des antécédents de votre MSB d'encaissement de chèques.
Processus complet d'ouverture d'un compte bancaire pour une entreprise d'encaissement de chèques
L'ouverture d'un compte bancaire professionnel pour une entreprise d'encaissement de chèques comporte plusieurs étapes :
Étape 1 : Préparation de la demande
Avant de vous adresser à une banque, assurez-vous d'avoir rassemblé tous les documents nécessaires, notamment :
- Documents d'enregistrement/de constitution de l'entreprise
- Confirmation d'enregistrement FINTRAC MSB
- Programme détaillé de conformité AML
- Plan d'affaires de l'entreprise d'encaissement de chèques
- Projections financières
- Documents d'identité des propriétaires et des administrateurs
Vous devez également présenter un plan clair sur la manière dont vous signalez les transactions suspectes ou les transactions en espèces importantes.
Étape 2 : Trouver la bonne banque
Toutes les banques au Canada ne sont pas disposées à accepter une entreprise d'encaissement de chèques, même si votre dossier est irréprochable. Vous devrez contacter plusieurs banques afin de vous assurer d'avoir plusieurs options de secours en cas de refus.
Il est également préférable de choisir des banques qui ont l'habitude de travailler avec des ESFM, telles que :
- Les petites banques
- Les coopératives de crédit
- Les banques spécialisées dans les technologies financières
Un cabinet d'avocats spécialisé dans les technologies financières peut vous aider à trouver de tels établissements afin que vous n'ayez pas de difficultés à ouvrir un compte bancaire.
Étape 3 : Soumission de la demande et entretiens
Une fois que vous avez trouvé un établissement disposé à vous accueillir, vous devrez soumettre votre dossier de candidature. Préparez-vous à :
- Des entretiens approfondis avec les responsables de la conformité
- Des demandes de documents supplémentaires
- Des questions complémentaires sur vos activités, vos clients et vos pratiques de conformité
La transparence et la préparation sont essentielles à ce stade.
Étape 4 : Examen de diligence raisonnable
L'équipe de conformité de la banque procédera à un examen approfondi de diligence raisonnable, notamment :
- Vérification de votre programme de conformité
- Vérification du statut de votre licence FINTRAC MSB
- Vérification de vos antécédents
- Évaluation de votre niveau de risque en matière de criminalité financière
Cette étape peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois, selon l'établissement.
Étape 5 : Approbation du compte et intégration
Si votre demande est approuvée, la banque vous intégrera, mais souvent à certaines conditions, telles que :
- Une surveillance continue et des examens périodiques
- Des limites de transaction initialement plus basses
- Des frais de service plus élevés
- Des obligations de déclaration strictes
Le non-respect de ces conditions peut entraîner des amendes ou la fermeture du compte.
Raisons courantes pour lesquelles les banques refusent les comptes commerciaux d'encaissement de chèques
Comprendre les raisons courantes de refus peut vous aider à éviter les pièges :
- Programmes de conformité AML incomplets ou de mauvaise qualité
- Informations incohérentes lors de la demande
- MSB non enregistré ou licence expirée
- Propriétaires ou dirigeants à haut risque
- Absence de plan d'affaires clair ou de transparence financière
- Problèmes bancaires antérieurs ou fermetures de comptes
Tout ce qui suggère que vous pourriez exposer la banque à un risque réglementaire, financier ou de réputation peut entraîner un refus.
Comment améliorer vos chances d'ouvrir un compte bancaire pour une entreprise d'encaissement de chèques
Bien qu'aucune stratégie ne garantisse le succès, vous pouvez améliorer considérablement vos chances en :
- Investissant dans un programme de conformité professionnel
Travaillez avec des professionnels expérimentés en matière de conformité fintech pour élaborer un programme AML/CTF personnalisé qui non seulement répond aux exigences du CANAFE, mais dépasse également les attentes des banques.
- Établissant une relation
Considérez votre relation bancaire comme un partenariat et non comme une transaction. Restez en communication avec votre gestionnaire de compte, soyez transparent au sujet de vos opérations et considérez la conformité comme une priorité permanente.
- Rechercher une aide professionnelle
De nombreuses entreprises d'encaissement de chèques font appel à des professionnels du droit et de la conformité pour obtenir un compte bancaire. Des conseillers expérimentés comme les nôtres peuvent vous aider à :
- Préparer vos documents
- Vous coacher pour les entretiens
- Identifier les meilleurs partenaires bancaires
- Résoudre rapidement les problèmes potentiels
Investir dans l'aide d'experts fait souvent la différence entre l'approbation d'un compte et des refus répétés.
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